Você finalmente decidiu substituir seu antigo sistema de gerenciamento de aprendizado por um novo ou implementar um LMS pela primeira vez. Em ambos os casos, qual será o seu processo de implementação do LMS? Siga estas 11 etapas para implantar com sucesso o sistema de gerenciamento de aprendizado acadêmico ou corporativo:
1. Analise a sua Prontidão para a Ead/eLearning
As organizações falham quando se aprofundam no eLearning sem antes analisar se estão prontas para isso. Tanto a organização quanto os funcionários devem estar "prontos" para o eLearning. Uma análise detalhada da "prontidão do eLearning" de uma organização permitirá que a organização tome medidas para garantir o sucesso ideal. Existem 7 áreas críticas de prontidão para eLearning que sua organização deve considerar antes do início do processo de implementação. São elas:
Prontidão psicológica.
Prontidão social.
Prontidão ambiental.
Prontidão de recursos humanos.
Prontidão tecnológica.
Prontidão financeira.
Prontidão de conteúdo.
2. Monte um Case de Negócios ou um Planejamento Estratégico
Sua iniciativa de eLearning deve ser liderada por um "campeão de eLearning" da alta gerência da sua organização para incentivar e impulsionar o empreendimento ao longo do caminho. Antes de iniciar um projeto de eLearning, será necessário fazer uma proposta de negócios para convencer os tomadores de decisão de que um investimento em eLearning valerá a pena - mais uma vez, a ser realizado pelo campeão do eLearning. Este será um grande documento detalhado para uma grande corporação, mas mesmo se você for um especialista no assunto, o mesmo processo se aplica.
Seu documento de caso de negócios deve ser detalhado em detalhes:
Problemas atuais de treinamento e deficiências.
Vantagens do novo sistema, como ele resolve os problemas atuais.
Custos detalhados que cobrem planejamento, treinamento pré e implementação, equipe, novos equipamentos, custos de fornecedores e consultores e custos contínuos.
Acumulação de economias futuras - deve haver uma comparação dos custos contínuos de não fazer nada, em comparação com o novo sistema.
O documento deve ter uma introdução explicando o que é o eLearning e uma conclusão reunindo tudo em um argumento convincente para a mudança.
3. Prever e Superar barreiras do eLearning
A introdução de um sistema de eLearning em uma organização mudará a maneira como os funcionários aprendem e a maneira como a organização faz negócios. Uma mudança tão profunda encontrará barreiras, e elas podem ser resumidas da seguinte forma:
Resistência individual à mudança.
Mudar do treinamento em sala de aula fixo e programado para o aprendizado em computador, em qualquer lugar e a qualquer momento pode ser assustador para alguns. Eles podem achar difícil se adaptar à tecnologia ou ter a disciplina para aprender sozinhos.
Resistência organizacional à mudança.
O eLearning pode ser visto como algo que "o departamento de RH faz", enquanto que, na realidade, todos de cima para baixo precisam abraçar e estar entusiasmados. Também haverá indivíduos detentores exclusivos de informações importantes, relutantes em renunciar ao que consideram "sua" área de importância.
Barreiras tecnológicas.
Os alunos precisam se sentir confortáveis com a tecnologia e, caso contrário, devem receber treinamento apropriado. Pode haver problemas de conectividade ou inadequação do próprio sistema de aprendizado. Pode haver uma falta de backup instrucional ou técnico para os alunos.
É essencial que uma auditoria profissional da empresa seja concluída antes que um projeto de eLearning seja iniciado para identificar, avaliar e oferecer soluções para essas barreiras. Essa auditoria economizará muita dor de cabeça e garantirá todos os benefícios do sistema.
4. Decida se deseja criar ou comprar a aprendizagem
Para algumas empresas, essa decisão será simples - elas não têm recursos para construir, portanto, comprar é a única opção. No entanto, para as empresas que pensam ter pessoal e recursos, os prós e os contras incluem o seguinte.
Você compraria se:
Um produto pronto para uso atende plenamente às suas necessidades.
Você não joga com o risco de construir o seu próprio e sem saber se vai funcionar.
Existem restrições de tempo.
Seus recursos internos são melhor utilizados no trabalho existente.
Você criaria se:
Você tem pessoal e recursos financeiros.
O prazo para planejar, desenvolver e implementar não é um problema.
Você deseja desenvolver um treinamento exclusivo para sua organização.
Segurança é um problema.
Em geral, mesmo as organizações com recursos muito melhores são melhores usando profissionais para evitar a necessidade de reinventar a roda novamente.
5. Escolha um parceiro de eLearning
No seu plano de negócios, você deve selecionar possivelmente três fornecedores em potencial. Você terá investigado cada fornecedor e fará suas recomendações com base nos seguintes critérios:
Profissionalismo e qualificação do pessoal.
O eLearning é seu principal negócio?
Experiência - quanto tempo nos negócios, quantos sistemas instalados.
Exemplos de trabalhos anteriores - incluem feedback obtido dos árbitros.
Registro de conclusões no prazo.
Custo do orçamento para cada fornecedor.
Como é o caso de tudo na vida, o mais barato nunca é o melhor, nem o mais adequado. É necessário tempo para analisar as ofertas dos fornecedores para garantir a escolha certa. Confira o guia de implementação do eLearning para obter um entendimento completo de como abordar, implementar e manter o eLearning em sua organização.
6. Escolha sua equipe de implementação do LMS
O LMS provavelmente aborda várias operações dentro da sua organização. Portanto, ao criar uma equipe para supervisionar o processo de implementação do LMS, conecte os membros da equipe dos vários departamentos, como RH, TI e Aprendizado e Desenvolvimento.
Se o seu LMS trabalha com parceiros externos, como parceiros de canal ou contratados, leve esses indivíduos para a equipe também. No entanto, os especialistas aconselham manter a equipe o menor possível para garantir que o processo de implementação do LMSpermaneça altamente focado.
Depois de montar a equipe, estabeleça papéis individuais. Aqui estão alguns jogadores vitais:
- Lider do Time
Essa pessoa supervisiona a implementação geral do LMS até a conclusão, trabalhando diretamente com o fornecedor do LMS e lidando com os problemas que surgirem.
- Gestor de projeto
O gerente de projeto rastreia todos os marcos significativos no processo de implementação do LMS para garantir que todos os prazos sejam cumpridos.
- Especialista em eLearning
Sua plataforma de treinamento herdada contém muitas ferramentas e cursos de eLearning. O especialista em eLearning supervisiona a transferência ou o desenvolvimento de conteúdo para o novo sistema durante a implementação do LMS.
- Administrador de T&D
Como esse indivíduo supervisiona o programa de T&D, ele ou ela garante que o LMS corresponda aos objetivos organizacionais por meio da estrutura do curso, certificação, conformidade e relatórios do usuário.
- Especialista em TI
Como a implementação do LMS requer um alto nível de conhecimento técnico; um especialista em TI gerencia o processo de integração com outros sistemas da sua empresa.
Durante o processo de implementação, o parceiro da plataforma LMS trabalha em estreita colaboração com os membros da sua equipe. A comunicação aberta entre sua equipe e seu parceiro é fundamental. Isso garante a coordenação da implementação com seus objetivos e acontece dentro do seu prazo.
7. Estabelecer um plano de implementação e cronograma do LMS
Quanto tempo leva o processo de implementação do LMS depende do tipo de LMS que você escolher. Um LMS local instalado em seu próprio servidor pode levar mais tempo que um LMS hospedado ou baseado na nuvem, no qual o sistema está alojado no servidor do fornecedor. O fornecedor do LMS ou o seu departamento de TI pode fornecer uma estimativa melhor do período de tempo.
O número de contas de usuário e programas de software que você pretende migrar e integrar com o LMS também afeta o cronograma de implementação do LMS. Seja realista em sua linha do tempo e reserve um tempo suficiente para atingir cada referência antes do lançamento real.
8. Prepare-se para a migração de dados
Quanto tempo leva o processo de implementação do LMS depende do tipo de LMS que você escolher. Um LMS local instalado em seu próprio servidor pode levar mais tempo que um LMS hospedado ou baseado na nuvem, no qual o sistema está alojado no servidor do fornecedor. O fornecedor do LMS ou o seu departamento de TI pode fornecer uma estimativa melhor do período de tempo.
O número de contas de usuário e programas de software que você pretende migrar e integrar com o LMS também afeta o cronograma de implementação do LMS. Seja realista em sua linha do tempo e reserve um tempo suficiente para atingir cada referência antes do lançamento real.
Esteja você migrando de um LMS herdado ou implementando um LMS pela primeira vez, um dos principais centros de decisão nos quais os cursos, dados e ativos instrucionais devem ser transferidos para o novo sistema.
Transfira apenas os cursos e dados absolutamente necessários para o LMS atualizado e arquive o restante. Verifique com seu departamento jurídico para ver quais arquivos devem ser mantidos. (Os registros de conclusão do curso e o Registro de aprendizado anterior se enquadram nessa categoria.)
Se você estiver mudando de um LMS herdado para um novo, peça ao seu especialista em TI que revise seus recursos instrucionais para garantir que eles possam ser integrados ao novo LMS. Mesmo se compatível com SCORM, os cursos podem precisar de ajustes para funcionar no novo sistema.
9. Faça uma avaliação e ofereça treinamento
Antes de concluir o processo de implementação do LMS e lançar oficialmente o novo sistema, teste o novo LMS entre um grupo de usuários escolhidos a dedo, sejam eles funcionários internos ou usuários corporativos estendidos, como parceiros de canal ou contratados.
Para a avaliação preliminar do LMS, prepare um caso de teste que seus administradores e usuários possam executar. Documente quaisquer problemas que surjam e relate-os aos membros da equipe e ao fornecedor do LMS.
Em seguida, ofereça um programa de treinamento para seus usuários internos e parceiros externos que utilizarão o LMS. Esse treinamento pode ser ministrado por meio de um seminário on-line ou pessoalmente. Novamente, seu fornecedor de LMS fornece orientações sobre quais opções de treinamento estão disponíveis (verifique se há taxas extras envolvidas).
Também durante esse período, formule um plano de implementação da implementação do LMS com seu fornecedor. Alerte todas as partes interessadas - talvez por meio de uma campanha por email - sobre o lançamento e quando acontecerá.
10. Alterne para o novo LMS
Como uma das etapas finais do processo de implementação do LMS, a mudança para o novo LMS pode ser realizada de várias maneiras:
Uma troca completa feita durante a noite.
Uma eliminação gradual do antigo LMS e a entrada do novo sistema.
Execute os dois sistemas em paralelo antes da mudança.
De qualquer forma, alerte seus colegas sobre qualquer período de blecaute entre quando o sistema antigo fica offline e o novo LMS está ativo. Discuta com seu provedor de LMS e equipe o melhor processo de alternância de implementação de LMS para suas necessidades.
Alguns especialistas aconselham a execução de ambos os sistemas em paralelo, pois isso preserva a integridade dos dados e oferece aos usuários a chance de se sentirem mais confortáveis no novo sistema. Quando os dados estiverem seguros e todas as partes estiverem prontas, faça a transição completa para o novo LMS.
11. Avaliar e finalizar
Depois que o processo de implementação do LMS estiver concluído e quando o novo sistema estiver em operação por um período de tempo, revise como o processo foi para todos os envolvidos. Identifique quaisquer falhas técnicas que possam ter dificultado o lançamento e corrija-as.
Além disso, realize a seguinte avaliação ao concluir sua implementação do LMS: Avalie quantos usuários fizeram logon no sistema e como eles progrediram. Eles concluíram os cursos? Como eles marcaram? Pontuações e satisfação do usuário não contam toda a história de quão bem o LMS se saiu em termos de objetivos da organização. Porém, no início, essas estatísticas fornecem informações sobre o desempenho técnico do LMS, incluindo uploads de páginas, tempo para upload e experiência geral do usuário.
Conclusão
O processo de implementação do LMS não termina no momento do lançamento. Sempre procure maneiras de melhorar o sistema, otimizar o conteúdo, adicionar mais cursos e aperfeiçoar a experiência do usuário enquanto o LMS estiver em operação. Há um equívoco comum de que o eLearning é executado por conta própria. Isso é parcialmente verdade - mas a verdade é que há mais na implementação do eLearning do que apenas mergulhá-la de frente. O que, então, uma organização precisa ter em mente ao implementar o eLearning?
O fracasso do projeto eLearning não é apenas uma questão de perder dinheiro, tempo e esforço - os empregadores e aqueles diretamente envolvidos no projeto ficam com um sabor amargo de perda, frustração e moral baixa. Os projetos de eLearning falham devido a vários motivos, mas todos eles podem ser rastreados até uma causa raiz: falha na implementação do eLearning corretamente. A implementação do eLearning envolve seguir TODAS as 11 etapas essenciais da implementação do eLearning.
Quando o autor Guy Kawasaki, disse: "Uma boa ideia é cerca de 10% e implementação, trabalho duro e sorte são 90%", ele não estava exagerando; e com a implementação do eLearning, é definitivamente o que define o sucesso (ou fracasso) do seu empreendimento.
IDI - Instituto de Desenho Instrucional
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