Acompanhar o andamento dos projetos garante que a equipe permaneça focada e cumpra os prazos. Aprenda como acompanhar efetivamente o progresso do seu projeto com este guia passo a passo.
O que é acompanhamento de projetos?
O rastreamento do projeto refere-se ao monitoramento do progresso de todas as atividades e tarefas em qualquer projeto. Os gerentes de projeto usam o acompanhamento do projeto para analisar se as tarefas estão ou não progredindo conforme o planejado em relação ao tempo e ao orçamento. O acompanhamento do projeto garante que nenhum imprevisto o atrapalhe e atrase a entrega. Os gerentes de projeto podem gerenciar o orçamento e os recursos de maneira eficaz, acompanhando as tarefas dos membros de sua equipe. Além disso, o rastreamento ajuda os gerentes de projeto a determinar a necessidade de recursos adicionais ou mais tempo.
Os gerentes de projeto podem aproveitar os dados de rastreamento do projeto para atualizar seus interessados sobre a quantidade de trabalho realizado e como os recursos foram utilizados. As organizações podem rastrear projetos de várias maneiras, desde planilhas e painéis manuais do Excel até software de rastreamento de projetos. No entanto, a maioria das organizações, especialmente as empresas, está migrando para ferramentas avançadas para rastrear seus projetos. Eles estão mudando de sistemas legados para ferramentas da nova era, como pacotes de software de rastreamento de projetos, pois fornecem automaticamente dados de progresso em tempo real. Essa visão geral instantânea do progresso do projeto ajuda os gerentes de projeto a tomar decisões oportunas e informadas, aumentando as chances de entregar um projeto bem-sucedido.
Como acompanhar o progresso do projeto de negócios de forma eficaz
1. Defina metas claras e realistas
Você não pode avaliar corretamente o desempenho e o progresso do seu projeto sem metas precisas. Estabelecer metas claras e bem definidas ajuda as equipes a trabalharem em uníssono, melhorar o foco e alcançar o resultado desejado dentro de um prazo estipulado. No entanto, você deve considerar algumas coisas ao estabelecer metas. Seus objetivos devem ser:
Claro e direto Você deve definir claramente os objetivos, pois metas ambíguas podem confundir a equipe e impactar os resultados do projeto, diminuindo a satisfação do cliente. Além disso, cada membro da equipe deve entender claramente suas funções e responsabilidades.
Realista e atingível Definir metas irrealistas pode sobrecarregar a equipe com trabalho, o que pode levar a um estresse desnecessário. Assim, os gerentes de projeto e a alta administração devem considerar o estabelecimento de metas realistas e atingíveis que estejam alinhadas com o cronograma, o orçamento e a disponibilidade de recursos humanos adequados do projeto.
Limite de tempo Todas as tarefas do projeto devem ter um prazo e uma data de início. Portanto, você deve especificar cronogramas. Por exemplo, em vez de dizer: "Esta fase deve ser concluída imediatamente", você deve dizer: "Esta fase precisa ser concluída até 25 de abril de 2023". Caso contrário, a equipe pode perder a motivação para concluir as tarefas o mais cedo possível. As equipes podem até mesmo reduzir a prioridade de tarefas na ausência de restrições de tempo.
Relevante Você deve definir metas relevantes para o projeto para que os membros da equipe tenham clareza sobre as tarefas que precisam realizar para atingir a meta.
2. A comunicação eficaz é fundamental
Não faz sentido compartilhar relatórios incompreensíveis com as partes interessadas. Por outro lado, obter detalhes precisos sobre o status do projeto é complicado se o gerente de projeto não se comunicar efetivamente com suas equipes. Uma vez que o gerente de projeto tenha definido a meta, a comunicação regular com as partes interessadas e a equipe é fundamental para construir uma relação de trabalho positiva.
A comunicação eficaz permite que os gerentes de projeto revisem regularmente o trabalho existente do projeto. Além disso, a comunicação inequívoca ajuda os gerentes de projeto a informar as partes interessadas sobre os tangíveis e intangíveis do projeto. Além disso, se o projeto está engatinhando, você pode informar suas equipes por meio de reuniões e tratar dos assuntos antes que eles adquiram um caráter mais sério.
3. Realização de reuniões regulares do projeto
Um gerente de projeto pode se reunir com sua equipe toda semana ou todo mês. Essas reuniões devem se concentrar em obter atualizações sobre o trabalho do projeto, em que estágio ele está e discutir os obstáculos. Além disso, uma breve reunião para discutir o status do projeto é mais conveniente do que longas trilhas de e-mail. Essas reuniões regulares ajudam os gerentes de projeto a avaliar se a equipe está ou não trabalhando no prazo, sendo produtiva ou enfrentando algum desafio.
A frequência dessas reuniões pode depender do prazo. Por exemplo, se o prazo do projeto for de quatro meses, você pode agendar essas reuniões quinzenais nos primeiros dois meses. Mais tarde, você pode aumentar a frequência para uma vez por semana. Os gerentes de projeto também podem oferecer feedback construtivo durante essas reuniões para ajudar os membros da equipe a melhorar seu desempenho.
4. Definir prazos e marcos rigorosos
Alguns projetos levam meses ou até anos para serem concluídos; portanto, os gerentes de projeto podem dividir um projeto tão grande em marcos para avaliar se o projeto está ou não no prazo. Por exemplo, se algum projeto tiver um prazo de quatro meses, as equipes podem se sentir menos motivadas para colocar o trabalho em dia. No entanto, dividi-lo em pequenos marcos ou prazos recompensadores diminuirá a probabilidade de afrouxar o trabalho. Por exemplo, os gerentes de projeto podem definir um prazo de duas semanas para as tarefas de qualquer projeto longo que motive a equipe a trabalhar em um ritmo constante. Além disso, o gerente de projeto também pode avaliar o progresso do projeto examinando se a equipe alcançou ou não os marcos.
5. Medindo o progresso qualitativo com o feedback do cliente
Projetos que se estendem por meses, ou mesmo anos, podem passar por uma análise qualitativa. A análise quantitativa baseada em tempo permite que os gerentes acompanhem a velocidade do projeto. No entanto, a análise qualitativa ajuda os gerentes de projeto a decifrar se ela atende ou não às expectativas do cliente. Os gerentes de projeto podem solicitar aos clientes que revisem o trabalho concluído. Para isso, podem agendar uma reunião mensal com o cliente para avaliar o andamento e a qualidade da obra com uma breve pesquisa.
6. Usando a lista de verificação
Os gerentes de projeto devem dividir um novo projeto em fases, onde cada fase tem tarefas definidas. Por exemplo, o ciclo de vida do projeto geralmente compreende cinco estágios: integração do cliente, planejamento do projeto, execução do projeto, entrega do projeto e revisão final. Os gerentes de projeto podem dividir ainda mais essas fases nas respectivas tarefas e criar uma lista de verificação para cada tarefa. Dessa forma, eles podem acompanhar o andamento do projeto, como quantas tarefas foram concluídas e em que estágio o projeto está.
7. Aproveitando ferramentas inteligentes para acompanhar o progresso
O gráfico de Gantt é a ferramenta mais conhecida com um layout do tipo gráfico de barras que ajuda a avaliar o status real de um projeto em relação ao plano inicial. Esta ferramenta oferece uma representação visual em tempo real do progresso das tarefas e subtarefas. Os gerentes de projeto podem antecipar o progresso de suas equipes analisando a barra de duração que conecta o início de cada tarefa à data final. Se a barra de duração estiver mais sombreada, a tarefa está quase concluída. Algumas organizações também usam quadros Kanban como uma alternativa ao gráfico de Gantt.
Atualmente, as ferramentas de rastreamento de projetos tornaram-se mais convenientes do que outros métodos, tornando o rastreamento de projetos mais fácil e sem complicações. Esse software automatiza a tarefa de rastreamento do projeto, dando uma visão geral do progresso geral do projeto em tempo real. O gerente de projeto também pode gerar relatórios usando esta ferramenta para comparar a taxa de progresso atual com a taxa esperada.
Os gerentes de projeto também podem aproveitar os modelos de plano de projeto que fornecem todos os dados cruciais relacionados ao projeto na ponta dos dedos. Esses modelos fornecem um resumo de todos os detalhes relevantes que os gerentes de projeto precisam possuir para saber o andamento do projeto. Além disso, esses modelos são personalizáveis. Assim, um gerente de projeto pode criar um modelo de acompanhamento de projeto exclusivo para cada projeto específico, dependendo de sua necessidade.
Conclusão
Acompanhar o progresso de um projeto ajuda os gerentes de projeto a se manterem informados sobre suas entregas. O acompanhamento do projeto também fornece um resumo sobre os recursos utilizados e as tarefas executadas. As organizações podem aproveitar o software de rastreamento de projetos e os modelos de planos de projetos para simplificar seus processos, garantindo um rastreamento contínuo e à prova de falhas.
IDI Instituto de Desenho Instrucional
Comments