Como uma organização em crescimento, seu gerenciamento e entrega de treinamento precisam ser eficientes e escalonáveis. Você precisa ser capaz de oferecer treinamento para todos os alunos e não deve levar dias ou até semanas para se preparar. Um dos aspectos mais poderosos de um LMS é que você pode automatizar ações repetitivas. Você pode criar fluxos de trabalho que gerenciam facilmente milhares de alunos. Isso lhes fornece o treinamento que você quer que eles façam, fornece os dados de que você precisa e muito mais. Aqui estão 7 recursos essenciais do LMS que você deve usar para automatizar a entrega de treinamento aos funcionários.
Adicionar e remover seus usuários
Como você adiciona usuários ao seu LMS é uma grande decisão. Muitas empresas decidem fazer o upload manualmente. Isso significa adicionar usuários um de cada vez ou enviar em lote as informações dos usuários por meio de CSV. Ambas são opções perfeitamente aceitáveis e funcionam se você tiver uma base de funcionários menor que não precise de atualização constante em seu LMS. Mas, se você tem uma lista crescente de funcionários que precisam ser adicionados continuamente ao seu LMS, automatizar o processo é uma maneira muito mais eficiente de fazer isso. Ao conectar seu sistema de RH ao seu LMS ou usando os recursos de API, você pode trocar facilmente seus dados da força de trabalho com o seu LMS. Então, quando você adiciona uma nova contratação ao seu sistema, ela também é automaticamente adicionada ao seu LMS. Não há duplicação de trabalho e você não precisa se preocupar em atualizar dois sistemas. Ah, e quando alguém sai da sua organização e você os exclui do banco de dados, eles também são automaticamente removidos do seu LMS - uma tarefa a menos para você.
Notificações acionadas
Depois de adicionar seus usuários, você precisa encontrar uma maneira rápida e fácil de informá-los sobre o treinamento que eles precisam realizar. Essa tarefa pode ser facilmente automatizada com notificações por e-mail.
Há várias notificações diferentes que você pode configurar para manter seus alunos atualizados sobre seu treinamento, incluindo:
- Convites do portal que notificam os alunos que foram adicionados ao seu LMS.
- Matrículas que informam seus alunos de que eles estão matriculados em um novo curso.
- Lembretes que não permitem que seus alunos esqueçam que eles têm um curso que precisa ser concluído.
É importante notar que esses e-mails são personalizáveis para que você possa editá-los para adaptar sua mensagem. Depois de editados, você pode agendá-los e eles serão enviados automaticamente.
Certificação e Recertificação
O treinamento dos funcionários geralmente requer uma certificação, seja para provar que o treinamento foi concluído ou como uma maneira de recompensar seus alunos. Facilmente, com um LMS é um processo completamente automatizado. Você pode configurá-lo para que, quando seus alunos concluírem o curso, eles recebam automaticamente um certificado. Então, se você quiser que este treinamento seja recertificado após um certo período de tempo, você pode configurá-lo para que depois de 6 meses, anualmente, um par de anos (ou o que você quiser) seus alunos sejam automaticamente inscritos no curso e sejam solicitados faça o treinamento novamente. Nenhum esforço adicional é exigido de você e você estará confiante de que seus alunos estão sempre atualizados e certificados.
Relatórios
Um dos recursos mais valiosos de um LMS é ter relatórios tangíveis que rastreiam seus objetivos de aprendizado. Taxas de conclusão, resultados de exames, históricos de treinamento - cada um oferece informações importantes que você precisa. Os relatórios podem ser executados manualmente no seu LMS, mas você pode facilitar as coisas para você e sua equipe automatizando o processo - um recurso particularmente útil se você executar os mesmos relatórios repetidas vezes. Você pode programar seus relatórios para serem executados automaticamente e enviados para um e-mail de sua escolha. Seus relatórios agora serão criados para que você e sua equipe tenham sempre dados atualizados do seu LMS.
Caminhos de Aprendizagem
Inscrever o mesmo aluno em vários cursos é uma tarefa demorada. Uma maneira de pular esta etapa e adicionar estrutura ao seu treinamento é aprender caminhos. Os caminhos de aprendizado permitem vincular vários cursos juntos. Você pode então atribuir seus alunos a todos esses cursos de uma só vez, em vez de um de cada vez. É um recurso importante a ser usado se você quiser que seus usuários dominem um determinado assunto ou programa. Você acaba de inscrever seu aluno e, quando ele conclui um curso, ele passa para o próximo sem necessidade de mais informações de sua parte.
Grupos
Ao fornecer treinamento para funcionários, é provável que você tenha um grande número de usuários que farão o mesmo curso. Você pode microgerenciar essa tarefa e inscrever cada aluno individualmente ou aproveitar os grupos. Os grupos são uma forma de automatizar a maneira como você inscreve centenas, até milhares de usuários. Ele funciona criando um segmento com base nos critérios desejados, por exemplo, com treinamento de funcionários, equipes, departamentos, locais e novos contratados são usados com frequência. Com um grupo, você pode inscrever todos os seus membros em um curso ao mesmo tempo.
Regras de atribuição automática
Outra maneira de reduzir sua carga de trabalho e expandir sua operação de treinamento é com as regras de atribuição automática. Esse recurso do LMS sobrecarrega os grupos, permitindo que você coloque usuários em grupos específicos com base em critérios predefinidos. Como administrador, você seleciona as regras de onde deseja que seus usuários sejam classificados. Depois, quando o usuário faz login no LMS, ele é colocado automaticamente no grupo que atende aos critérios específicos. Depois de configurá-los, eles são executados por conta própria. Não há necessidade de você gerenciar constantemente seus usuários. É um recurso bacana para as organizações que adicionam constantemente novos funcionários às suas equipes à medida que seus novos usuários simplesmente fluem para o seu LMS e são instantaneamente atribuídos aos cursos de que precisam. Seu sistema de gerenciamento de aprendizado deve estar lá para ajudá-lo, facilitando o gerenciamento do treinamento para o seu negócio e, o que é mais importante, tornando-o eficiente.
Esses recursos são simples de configurar e, uma vez implementados, eliminam muitas tarefas repetitivas, permitindo que priorize outras atividades.
IDI Instituto de Desenho Instrucional
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