Os gerentes de área de T&D e de projetos de eLearning, realizam muitas tarefas, desde levantamento de necessidades de aprendizagem, até gerenciamento de KPIs. Neste artigo, discutiremos várias dicas, técnicas e estratégias de gerenciamento de tarefas para ajudar vocês a cuidarem de suas tarefas de maneira produtiva. Vamos dar uma olhada nas dicas a seguir:
1. Concentre-se em uma tarefa de cada vez
É difícil resistir à tentação de começar várias coisas ao mesmo tempo. Se você também tem o vício da multitarefa, não se preocupe, muitas pessoas são vítimas dela. Eu vi muitos profissionais de eLearning fazendo tantas coisas ao mesmo tempo, que ao final não tinham nenhuma concluída.
Pergunte a qualquer guru de produtividade: sua primeira dica de gerenciamento de tarefas será lidar com uma tarefa por vez. Além disso, tente dividir grandes tarefas em sub-tarefas menores e, em seguida, dê toda a sua atenção para que elas sejam concluídas.
2. Definir prazos da tarefa
Tarefas e prazos caminham lado a lado. Se você deseja concluir uma tarefa relacionada ao trabalho ou uma meta pessoal, definir um prazo pode aumentar sua probabilidade de alcançá-lo. Crie prazos realistas, considerando todos os passos e desafios.
Use sua experiência e sabedoria para avaliar o tempo aproximado que uma tarefa exigirá e, em seguida, defina um prazo de acordo. Certifique-se de que o prazo não é nem muito desafiador nem muito fácil de ser alcançado.
3. Cumpra a atividade maior primeiro
Nem todas as tarefas são iguais, e você terá mais chance de cumprir sua agenda iniciando as atividades maiores e mais importantes, aquelas que você sabe que são mais complexas.
Como Gerente de Projetos, você pode ser solicitado frequentemente, com várias tarefas a serem executadas, decisões a serem tomadas, assuntos a serem mediados... É nesse cenário que você tem que decidir qual atividade se dedicar primeiro e ser disciplinado o suficiente para continuar trabalhando nas menores até que esteja tudo concluído.
4. Use as ferramentas de gerenciamento de tarefas com inteligência
Existem algumas pessoas incríveis e bem-sucedidas por aí que usam ferramentas de gerenciamento de tarefas para melhorar sua produtividade. Essas ferramentas podem ser úteis para que os gerentes de projeto organizem melhor suas tarefas e gerenciem efetivamente sua carga de trabalho.
Existem ferramentas que ajudam você a manter tudo em um só lugar e priorizar tarefas. Houve um rápido aumento no número de empresas que usam os sistemas de gerenciamento de tarefas. Não só eles provaram aumentar a produtividade, mas também ajudá-lo a alcançar cada objetivo no trabalho.
5. O Princípio de Pareto
Ao gerenciar um projeto de e-Learning, não é fácil manter o foco, pois há muito o que fazer sempre. Há um princípio bem conhecido que pode ajudá-lo a priorizar melhor e ser inteligente com o tempo que você gasta em suas tarefas diárias. O princípio de Pareto afirma que 20% do trabalho que você faz produz 80% dos resultados.
Simplificando, ensina-lhe a concentrar-se em tarefas de 20% que garantem a saída máxima. Analise o tempo necessário para realizar as tarefas mais importantes e comece a trabalhar nelas imediatamente.
6. O Método ABC 123
Esse método é uma poderosa técnica de priorização que permite categorizar cada tarefa com um alfabeto denotando sua importância na lista. Além disso, esse alfabeto recebe um número como 1,2,3 e assim por diante, indicando sua urgência na lista.
Por exemplo, a tarefa A pode ser um projeto ou uma apresentação importante, a tarefa B pode ser algo menos sério, como encontrar um tópico para o seu próximo blog. C tarefas são aquelas que não terão nenhum efeito se não forem concluídas. Quando você numera uma tarefa como 1, significa que é a tarefa mais importante da categoria com letras.
7. O Método Kanban
O Kanban é um método excepcional para gerenciar todos os tipos de atividades relacionadas ao trabalho, seja em um quadro branco ou em um quadro Kanban digital. Os quadros kanban são a representação visual do seu trabalho, tornando-o uma das formas mais transparentes de ver quem está trabalhando no que, e o que vem a seguir em sua lista.
A representação visual do trabalho também é útil para analisar o progresso geral das atividades. Além disso, o método Kanban divide as tarefas maiores em tarefas menores para entender melhor o processo, como as coisas estão conectadas e realizá-las mais rapidamente.
8. O Método 4D
É um método simples e eficaz de gerenciamento de tarefas e tempo, no qual os quatro D's se referem a Deletar, Delegar, Deferir e Doar. Nesse método, você precisa decidir o que pode ser descartado facilmente, delegado a outra pessoa, pode ser feito mais tarde e deve ser feito a qualquer custo. O método 4D é a maneira mais rápida de organizar tarefas e fazer coisas.
9. O Método Pomodoro
A técnica Pomodoro é uma técnica popular de gerenciamento de tempo que melhora o foco e aumenta a produtividade. A ideia é trabalhar por 25 minutos, chamadas de sessões de Pomodoro, seguidas de uma pausa de cinco minutos. Para cada sessão, você precisa estar totalmente concentrado, dedicado e produtivo no que está fazendo. Confie em mim, é uma ótima maneira de manter o foco e combater distrações enquanto trabalha em tarefas importantes.
Todo profissional de eLearning deve saber a importância do gerenciamento de tarefas, uma vez que desempenha um papel importante em manter suas tarefas organizadas e mover o projeto na direção certa. Se você quiser saber o segredo para o sucesso do projeto, gerencie seus recursos, comunique-se com eficiência e seja bem versado em todas as técnicas de gerenciamento de tarefas.
IDI Instituto de Desenho Instrucional
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