Os custos de treinamento on-line podem sair rapidamente do controle e forçar você a mergulhar em outras áreas do seu orçamento. Problemas simples de formatação ou objetivos pouco claros de treinamento on-line podem fazer com que suas despesas subam rapidamente. Mas a terceirização do eLearning adiciona outro elemento de surpresa. Como você sabe quanto alocar? Quais são as taxas envolvidas? Existe uma maneira de contabilizar todas as tarefas antes de contratar um fornecedor de eLearning para treinamento on-line de funcionários? Com o que você lida internamente e é mais econômico terceirizar o trabalho para especialistas externos? Siga estas 7 dicas para estimar com precisão os custos de desenvolvimento de conteúdo do eLearning e evitar gastos excessivos.
1. Avalie sua biblioteca de treinamento on-line
Redundância é a raiz do excesso de gastos. Você não percebe que há recursos em sua biblioteca de treinamento on-line que podem ser reutilizados para o treinamento on-line de hoje, mesmo que eles precisem de uma grande revisão do provedor de conteúdo de eLearning personalizado. Um inventário de recursos de treinamento on-line ajuda a calcular os custos de desenvolvimento de conteúdo de eLearning com mais precisão, porque você sabe com o que está trabalhando. Por exemplo, identifique vídeos ou imagens que o fornecedor do eLearning pode redefinir para reduzir as taxas. Mas uma avaliação aprofundada também permite identificar lacunas que você ignorou. Lacunas que você precisa considerar ao calcular custos para obter o melhor ROI de treinamento on-line. Talvez esteja faltando cenários ou simulações de ramificação que promovam aplicativos do mundo real. Ou você ignorou completamente uma habilidade que seus funcionários precisam para melhorar o desempenho no trabalho.
2. Realize uma análise das necessidades de treinamento
Realize uma análise contextual para o seu programa de treinamento online. Os recursos são limitados, portanto você precisa priorizar seu T&D e descobrir quais tarefas terceirizar para as empresas de eLearning. Onde estão as lacunas? Como um fornecedor de eLearning pode ajudá-lo a resolvê-lo? Quais são os custos envolvidos e vale realmente a pena o investimento? Alguns fornecedores de eLearning ainda oferecem serviços de Análise de Necessidades de Treinamento para ajudá-lo a divulgar áreas problemáticas e solucionar problemas. Certifique-se de esclarecer se isso está incluído no preço ou se eles cobram taxas adicionais, o que geralmente é o caso.
3. Mapeie a linha do tempo do treinamento on-line
Tempo é igual a dinheiro. Assim, o mapeamento do cronograma de desenvolvimento e implementação do eLearning faz parte do processo de orçamento. Por quanto tempo o fornecedor de eLearning precisa para criar conteúdo de treinamento on-line? Quanto tempo você deve reservar para a implantação do treinamento on-line? Sua equipe precisará de tempo, o que significa horas da folha de pagamento, para se familiarizar com as novas ferramentas de treinamento on-line? E quanto ao tempo de assento para usuários front-end, embora não seja estritamente um custo? O tempo de treinamento on-line ainda afeta o seu orçamento personalizado para criação de conteúdo de eLearning. Por exemplo, os funcionários podem assimilar informações mais rapidamente, o que deixa mais dinheiro para o desenvolvimento de back-end eLearning.
4. Use um Storyboard de treinamento on-line para detalhá-lo
Esta é a sua oportunidade de mapear todas as atividades de treinamento on-line, módulos e ferramentas de suporte ao JIT que você precisa considerar no orçamento de terceirização do eLearning. Você normalmente usa um storyboard de treinamento on-line na fase de design. No entanto, também é uma ferramenta valiosa para calcular os custos de desenvolvimento do eLearning, pois fornece um esboço visual de tudo o que você precisa para maximizar os benefícios de treinamento on-line dos funcionários. Por exemplo, você deve contratar um provedor de conteúdo de eLearning personalizado para 5 novas simulações baseadas em habilidades. Quanto você pode gastar em cada atividade? Existem recursos de treinamento on-line que o fornecedor do eLearning pode reutilizar? Existem certos aspectos da tarefa que você pode executar internamente versus terceirizar todo o projeto corporativo de eLearning?
5. Considere a manutenção do conteúdo do eLearning
O desenvolvimento de conteúdo de eLearning é apenas o começo. Você também deve considerar a manutenção para recuperar seu investimento na forma de desempenho e conformidade dos funcionários. Os ativos ficam desatualizados ou há novos comportamentos a serem reforçados. Isso tudo faz parte do orçamento. Em alguns casos, o fornecedor do eLearning pode incluir atualizações periódicas nos preços, ou você pode contratá-los temporariamente para a manutenção do conteúdo do eLearning. Outra opção é investir em ferramentas rápidas de criação de eLearning para modificar você mesmo o modelo de eLearning. Mas isso exige outras taxas, como horas de folha de pagamento, licenciamento de software e ativos de terceiros - novas imagens, vídeos etc.
6. Solicitar estimativas de fornecedores de eLearning
Entre em contato com fornecedores de eLearning para obter cotações personalizadas gratuitas. Isso oferece duas vantagens. A primeira é que você encontra empresas de eLearning que trabalham dentro da sua faixa de preço. A segunda é que você pode expandir sua planilha de despesas de desenvolvimento do eLearning com base em suas análises detalhadas. Como exemplo, você nem percebeu que os serviços de suporte ou o software de eLearning eram taxas adicionais além do preço base. Você poderá comparar sua lista de verificação de custos de desenvolvimento de conteúdo de eLearning com a deles para garantir que tudo seja contabilizado.
7. Organize uma reunião de avaliação de risco da equipe
Você pode não conhecer todos os obstáculos ao desenvolvimento, mas os membros de sua equipe os enfrentaram em primeira mão. Organize uma reunião de avaliação de risco para obter feedback e identificar custos ocultos. Por exemplo, eles não conseguem projetar certos aspectos do curso de treinamento on-line porque não possuem as ferramentas ou o conhecimento necessários. Portanto, você precisa terceirizá-los para o fornecedor de eLearning e adicioná-lo à sua estimativa. Você também pode marcar uma reunião de plano de backup com seu parceiro de terceirização de eLearning para evitar gastos excessivos. Por exemplo, o que você fará se o projeto corporativo de eLearning se deparar com um problema e eles exigirem mais recursos de treinamento on-line para abordar lacunas emergentes?
Converse com fornecedores terceirizados de eLearning durante o projeto corporativo de eLearning para garantir que a folha de despesas ainda seja precisa. Por fim, sempre superestime a quantidade necessária para cada etapa ou tarefa de design. Sempre há espaço para erro quando você calcula os números da terceirização do eLearning. Talvez você tenha esquecido de incluir renovações de licenciamento de software de eLearning ou taxas de conversão de conteúdo de eLearning. Por esse motivo, é melhor ter uma margem de manobra no seu orçamento e organizar reuniões regulares de repescagem. Discuta os soluços do projeto corporativo de eLearning e como eles impactaram seus custos de desenvolvimento de conteúdo de eLearning.
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