As partes interessadas querem aprender a demonstrar o valor de seus investimentos financeiros. Infelizmente, isso geralmente é confundido com o ROI do treinamento, que não é uma medida comprovada de valor para o aprendizado ou para qualquer outro centro de custo. Meça a eficácia do aprendizado aplicando uma análise de custo-benefício para criar credibilidade.
Análise de custo-benefício: os centros de custo nunca medem o ROI
Parece haver alguma confusão sobre a medição do impacto da aprendizagem sobre os resultados dos negócios. Embora a confusão não seja incomum, a abordagem para medi-la é muitas vezes confundida com a necessidade de provar um retorno sobre o investimento, ou ROI. Já escrevi sobre isso em artigos anteriores, mas é desnecessário dizer que a clareza sobre o que as partes interessadas esperam não é o que estão obtendo dos profissionais.
Para os líderes organizacionais, alocar fundos para várias áreas do negócio depende do que se espera que a área de negócios entregue financeiramente. Parece que isso se refere a um ROI, mas depende das expectativas de desempenho de seus líderes. Simplificando, essas expectativas dependem se a atividade é um centro de lucro, um centro de custo ou um centro de investimento.
Naturalmente, cada um desses "centros" incorre em custos, mas a questão é saber o que os líderes esperam que esses custos incorridos entreguem em benefício da organização. Os centros de lucro são bem descritos e espera-se que gerem lucro pelos custos em que incorrem. Isso é o mesmo para centros de investimento, mas para fins de simplicidade, vamos nos concentrar no lucro. Por definição, um lucro é um ganho financeiro; é a diferença entre o valor ganho e o valor gasto na compra, operação ou produção de algo. Isso significa que um lucro é a diferença entre a receita obtida e o custo do item em questão.
Centros de lucro são tipicamente áreas onde os líderes fazem investimentos tangíveis. Além disso, estes não são investimentos frívolos. Espera-se que cada dólar gasto, principalmente com investimentos, traga contribuições de longo prazo, garantindo o crescimento da lucratividade do negócio. Isso é literalmente o que significa o termo "retorno" em ROI.
Agora, a menos que sua organização realmente venda treinamento com lucro, seja para outras divisões ou como uma empresa de treinamento real, seus esforços de treinamento e aprendizado não podem e nunca devem ser medidos usando um cálculo de ROI. Ok, então como respondemos e abordamos a preocupação das partes interessadas sobre como o dinheiro alocado para o treinamento agregará valor?
Definição de Custos
Para responder ao "como", devemos primeiro definir o que é um centro de custo, para depois mostrar como demonstrar valor. O termo "centro de custo" é uma das áreas de negócios mais incompreendidas. Instintivamente, a palavra "custo" implica um sentimento negativo. Mas para os tomadores de decisão, o custo é uma realidade de negócios e há expectativas específicas ao utilizá-lo.
Espera-se que os custos, em todas as formas, agreguem valor. Conforme descrito, o valor que os custos entregam em um centro de lucro é aumentar a lucratividade. Em um centro de custo, porém, o valor é mais sutil e indireto. A responsabilidade do centro de custo (atividade) é usar seus investimentos (custos) para suportar e viabilizar o lucro das empresas (atividades). A Investopedia.com define um "centro de custo" como
Um centro de custo é um departamento ou função dentro de uma organização que não adiciona lucro diretamente, mas ainda custa dinheiro para a organização operar. Os centros de custo contribuem apenas indiretamente para a lucratividade de uma empresa, ao contrário de um centro de lucro, que contribui para a lucratividade diretamente por meio de suas ações.
Infelizmente, os praticantes da aprendizagem continuam se ofendendo quando seus líderes se referem a eles como um centro de custos. Não se ofenda. A função de aprendizado não é o único centro de custos. Você está em boa companhia com outras atividades operacionais essenciais, como produção/manufatura, marketing, finanças/contabilidade e recursos humanos. Cada um deles, como o aprendizado, são centros de custo sem os quais o negócio não seria capaz de funcionar adequadamente.
Adote o rótulo de centro de custo, pois isso reduzirá seu estresse sobre como provar o valor de seus esforços. Lamentavelmente, como qualquer outro centro de custo operacional, também não o dispensará de demonstrar valor. Com certeza, não se trata de calcular um retorno sobre o investimento, a menos que seja para aprender tecnologia e infraestrutura (mas isso é assunto para outra hora).
Análise de custo-benefício
A pergunta a ser feita ao desenvolver uma iniciativa de aprendizado é qual benefício, ou benefícios, ela trará para o negócio. A resposta deve ser mais do que "os funcionários aprenderão novas habilidades" ou "os participantes gostam do treinamento". A resposta também deve demonstrar algumas métricas financeiras relevantes, como economia de custos ou melhoria de produtividade mensurável resultante da decisão de prosseguir com o esforço. As partes interessadas descrevem isso como uma "análise de custo-benefício" ou CBA. Investopedia.com define um CBA
...um processo sistemático que as empresas usam para analisar quais decisões tomar e quais renunciar. A análise soma as recompensas potenciais esperadas de uma situação ou ação e depois subtrai os custos totais associados à execução dessa ação.
Tomadores de decisão prudentes conduzem uma análise de custo-benefício para avaliar todos os custos potenciais e até mesmo o efeito que a iniciativa, ainda que indiretamente, terá sobre as receitas dos efeitos da iniciativa. O resultado da análise determinará se a melhoria das iniciativas dos elementos de desempenho qualitativos traduzidos em termos financeiros supera (mostra um benefício positivo) a alocação financeira tangível que faz à iniciativa. Se assim for, então o benefício supera o custo de fazer a iniciativa.
Os tomadores de decisão construirão vários cenários em uma análise de custo-benefício, mas também levarão em consideração o custo de oportunidade no processo de tomada de decisão. Custos de oportunidade são benefícios alternativos que poderiam ter sido obtidos ao escolher uma alternativa em detrimento de outra. Em outras palavras, o custo de oportunidade é uma oportunidade financeira perdida ou perdida como resultado da escolha de acompanhar seu esforço de aprendizado.
Muitas vezes, o desafio gira em torno da quantificação financeira dos benefícios qualitativos. Às vezes, os custos são claros, como a economia de material ao reduzir o percentual de defeitos ou devoluções de produtos. Outras vezes, pode ser mais subjetivo, como medir a eficiência do trabalho do funcionário ou melhorar a satisfação do cliente. Esses são os custos intangíveis de uma decisão e são igualmente relevantes para seus tomadores de decisão.
Por isso é fundamental sempre envolver os impactados pela sua proposta, junto com os tomadores de decisões financeiras, ao avaliar suas expectativas. Como o papel do aprendizado é melhorar os elementos operacionais intangíveis, como o desempenho do funcionário, você deve sempre avaliar e, em seguida, abordar como seu esforço contribuirá para melhorar a necessidade dele.
Próximos passos
A realização de uma análise de custo-benefício é mais relevante e amplamente aceita pelas partes interessadas. Fazer isso também demonstra sua credibilidade por mostrar o verdadeiro valor de seus esforços de aprendizado. Mas as atividades operacionais dentro de uma empresa não são ilhas em si mesmas; existem interdependências. Isso significa que você deve parar de acreditar que "se você desenvolver um esforço de aprendizado, eles virão". Provavelmente não, e você será responsabilizado por desperdiçar recursos escassos. Nunca tire suas próprias conclusões. Permita que os afetados por sua proposta ditem o que esperam receber e, em seguida, planeje seu esforço para atender a essas expectativas.
IDI Instituto de Desenho Instrucional
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