Você descobrirá o processo de redação de um manual de treinamento de funcionários. Começaremos pela fase preparatória, que é o exame de suas necessidades de treinamento, e iremos além da criação da versão final de seu manual de treinamento.
Você pode já ter treinado ou pode estar começando do zero. De qualquer forma, antes de começar a trabalhar no manual de treinamento, é uma boa ideia reavaliar suas necessidades de treinamento. Você pode descobrir que precisa renovar os cursos existentes e eliminar alguns ou adicionar mais à lista. Alguns lugares que você deve procurar para identificar suas necessidades de treinamento são:
1. KPIs
Verificar seus KPIs é uma maneira confiável de ter uma ideia inicial do desempenho do funcionário . Pessoas ou departamentos que não estão atingindo seus objetivos podem precisar de treinamento. Você pode usar uma análise de lacunas de habilidades para identificar áreas específicas para melhoria.
Avaliações de desempenho e discussões informais
É assim que você aprenderá o que os números nem sempre podem dizer. Pergunte aos funcionários como eles se sentem sobre seu desempenho e onde precisam ser melhorados. Não espere até as avaliações anuais de desempenho. Mantenha a porta aberta para feedback dos funcionários e inicie esses tipos de discussões para evitar quedas na produtividade e reclamações acumuladas.
Observações de trabalho
Funcionários e gerentes nem sempre podem reconhecer problemas e oportunidades de crescimento. Nesse caso, as observações do trabalho mostrarão como os diferentes departamentos estão trabalhando. Descubra processos ineficientes e linhas de comunicação problemáticas.
Registros de funcionários
Acidentes repetidos no depósito, por exemplo, significam treinamento de segurança ineficaz ou insuficiente. Ausências frequentes indicam baixo envolvimento. Qualquer coisa que pareça errada precisa ser discutida e possivelmente resolvida com o treinamento dos funcionários.
Outros fatores a considerar:
Necessidades de treinamento específicas da indústria. Pense em qualquer treinamento específico do setor do qual seus funcionários possam se beneficiar. Por exemplo, uma empresa de tecnologia precisa estar no topo dos desenvolvimentos tecnológicos e oferecer treinamento relevante desde o início. Qualquer pessoa que trabalhe no setor de saúde passa por um treinamento de conformidade rigoroso para cumprir os regulamentos e protocolos de segurança da saúde.
Cultura da empresa.
A sua organização é um local de trabalho inclusivo? Se você dirige uma grande empresa, certifique-se de que as pessoas de todas as idades, etnias, etc., sejam tratadas com igualdade e se sintam respeitadas e apreciadas. O treinamento de inclusão e diversidade, além de uma política rígida de antidiscriminação, ajudará todos a se sentirem seguros e confortáveis no trabalho.
2. Reúna uma equipe para criar o manual de treinamento de funcionários
Escrever um manual de treinamento de funcionários dá muito trabalho. Abaixo, você encontrará a lista de pessoas que precisam se envolver para alcançar o resultado desejado - um manual de treinamento informativo, envolvente e com aparência profissional.
Como regra, ter um modelo de manual de treinamento ajudará todos na equipe a se manterem atualizados e a criarem um plano de trabalho. Se você estiver desenvolvendo seus próprios cursos de treinamento, a maioria dos profissionais abaixo também fará parte da sua equipe de Aprendizagem e Desenvolvimento.
Aqui está quem precisa estar em sua equipe e por quê:
Redatores de conteúdo, para desenvolver descrições de cursos bem escritas e instruções e políticas claras.
Especialistas no assunto ou instrutores, para ajudar seus redatores a criar conteúdo quando o conhecimento especializado é necessário e para verificar a precisão do produto final.
RH e gestão, para determinar e comunicar políticas, tais como requisitos para frequentar um curso e quaisquer condições ou benefícios especiais que se apliquem.
Designers gráficos, para aprimorar o design visual e criar vídeos de prévia e conteúdo envolvente que transformarão seu manual em um guia de treinamento intuitivo.
3. Desenvolva Seus Objetivos de Aprendizagem
Depois de reavaliar suas necessidades de treinamento, é hora de começar a trabalhar com seus PMEs e redatores de conteúdo para desenvolver os objetivos de aprendizagem de cada curso. Os objetivos de aprendizagem, que fazem parte das descrições do curso, são essenciais para atrair os funcionários. Intimamente relacionados às suas necessidades de treinamento, os objetivos de aprendizagem devem refletir como um curso abordará as lacunas de habilidades e melhorará o desempenho dos funcionários.
Se você está escrevendo os objetivos de aprendizagem sozinho, aqui está um pequeno alerta: eles já podem estar debaixo do seu nariz! Por exemplo, as descrições de cargos geralmente contêm todas as informações de que você precisa para criar objetivos de aprendizagem direcionados. Se um pré-requisito para um trabalho é lidar com reclamações de clientes, isso também deve se refletir em seus objetivos de aprendizagem.
Você pode dizer: “Depois de concluir este curso, os funcionários do atendimento ao cliente serão capazes de responder a perguntas complicadas relacionadas ao produto, lidar com clientes difíceis com facilidade, responder às reclamações dos clientes com mais rapidez, etc.” Lembre-se de que o resultado deve ser óbvio e expresso por meio de verbos ativos.
4. Incluir descrições curtas, mas informativas do curso
Mistério e surpresas não funcionam bem no treinamento de funcionários. Visto que o manual de treinamento de funcionários costuma ser o local onde os funcionários aprenderão primeiro sobre um curso, uma descrição é essencial para dizer-lhes tudo o que precisam saber. No entanto, a descrição do curso deve ser informativa e abrangente, sem ser prolixo.
Primeiro, você precisa definir os objetivos de aprendizagem de cada curso. Isso também ajudará os funcionários a selecionar cursos de treinamento opcionais de seu interesse. Inclua uma programação detalhada com o material de aprendizagem para cada sessão e as datas das reuniões para as sessões síncronas, se você souber com antecedência. Seja muito claro sobre informações adicionais, como critérios de elegibilidade, benefícios e requisitos de frequência.
5. Compartilhe seu manual de treinamento
Em seguida, carregue seu novo manual de treinamento em seu Sistema de gerenciamento de aprendizagem. Seu LMS é o melhor lugar para compartilhar um manual de treinamento, especialmente se a maioria dos cursos acontecer online. Outra opção é incorporar o manual de treinamento ao manual do funcionário.
Depois de encontrar o local certo para o manual de treinamento de funcionários, informe-os sobre ele. Compartilhe a notícia por e-mail e organize uma breve apresentação para analisá-la juntos, responder às perguntas dos funcionários e criar entusiasmo.
O desenvolvimento de um manual de treinamento de funcionários sinaliza uma mudança na cultura de aprendizagem em sua organização, por isso deve atrair a atenção adequada.
6. Atualize o manual de treinamento de funcionários conforme necessário
Uma empresa cresce e evolui para se manter atualizada com os avanços da indústria e da tecnologia e acomodar um número crescente de clientes e funcionários. Novas necessidades de negócios significam que você pode precisar equipar suas equipes com novas habilidades.
Como essas mudanças ocorrem interna e externamente, sua estratégia de treinamento precisa mudar de acordo. Portanto, ao criar novos cursos ou atualizar os existentes, certifique-se de documentar essas alterações no manual de treinamento de funcionários também.
Conclusão
O desenvolvimento de um manual de treinamento de funcionários também é uma chance de reavaliar suas necessidades e estratégia de treinamento. Além de sua equipe interna de RH, entre em contato com especialistas no assunto, redatores de conteúdo e designers gráficos.
Preste atenção às descrições do curso e aos resultados do aprendizado, pois eles devem refletir os benefícios do treinamento para motivar os funcionários. E, finalmente, não se esqueça de atualizar seu manual de treinamento para refletir as oportunidades atuais de treinamento e desenvolvimento.
IDI Instituto de Desenho Instrucional
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